Nytårskur for myndighedsrådgiverne

Ministeriet tilkendegiver stor tilfredshed med DCAs rådgivning, men en række sager i slutningen af 2019 gjorde, at der på det årlige DCA møde om myndighedsrådgivning var særlig fokus på kvalitetssikring, transparens og kommunikation.

06.02.2020 | Line Carlenius Berggreen

Niels Halberg byder velkommen til årets nytårskur - Foto: Line Carlenius Berggreen

Niels Halberg byder velkommen til årets nytårskur - Foto: Line Carlenius Berggreen

DCAs sekretariat holder i begyndelsen af hvert år et møde, hvor forskere og rådgivere har mulighed for at diskutere problemstillinger inden for myndighedsrådgivningen. Mødet i 2020 blev holdt den 3. februar i auditoriet på AU Foulum og med deltagelse af kolleger fra Flakkebjerg, Skejby og Navitas

Usædvanligt år

Niels Halberg bød velkommen og indledte mødet med at takke alle forskere m.fl. for deres store indsats ved levering af myndighedsrådgivning i det forgange år.  Ministeriet udtrykker generelt stor tilfredshed med vores arbejde. Der leveres god faglig kvalitet, også selv om det til tider er med kort varsel, men der er plads til forbedringer f.eks. omkring rettidig tilbagemelding i tilfælde af forsinkelser. Det er vigtigt med god forventningsafstemning.

Niels Halberg påpegede, at der er et stort pres på at levere rådgivning af høj kvalitet, ofte under tidspres og på områder, som har stor offentlig og politisk bevågenhed. Vi dækker et meget stort og fagligt krævende vidensområde. Vi skal derfor være skarpe på processer, prioriteringer og kvalitetssikring.

Det har været et usædvanligt og udfordrende efterår med flere uheldige sager, hvoraf vi selv har forårsaget nogen af dem. Takket være god kredit, godt omdømme og gode kolleger er vi foreløbigt kommet igennem.

Vi skal frem over arbejde på at styrke håndteringen af myndighedsbetjeningen i dialog med ministerium og styrelser og videreudvikle vores eksisterende kvalitetssikringssystem.

Erfaringsudveksling – Ordet frit

Der blev stillet spørgsmål til, hvordan AU ser på den nye nationale stillingsstruktur ift. Myndighedsrådgivningen, hvor denne opgave ikke nævnes specifikt i karrierespor og opgaver for lektorer. Det er stadig en forventning på DCA-området, at lektorer bidrager hertil, hvor det er relevant.

Herudover blev der sat spørgsmål ved, hvor omfangsrigt et sammendrag af en artikel skal være på dansk, hvis publiceringen er på engelsk, idet det ikke er tilstrækkeligt med et kort abstract.

Flere forskere har benyttet sig af muligheden for at udarbejde myndighedsbesvarelser på engelsk (aftales med MFVM) – bl.a. for lettere at kunne indsende som en artikel til videnskabelige tidskrifter. Det er også en interessant mulighed for at involvere ikke-dansksprogede kolleger. Imidlertid vil det typisk være et ønske for forskerne, at dette ikke offentliggøres, selvom AU er forpligtet til dette. Derfor udarbejdes et udvidet dansk sammendrag, der svarer på opgavens spørgsmål. Der blev sat spørgsmål ved, hvor omfangsrigt sådan et dansk sammendrag af en artikel skal være. Kontakt Centerenheden angående gældende retningslinjer for omfang af et udvidet sammendrag med henblik på at imødekomme kravene til kvalitetssikring. Det anbefales, at beregne god tid til denne arbejdsproces.

Der afholdes kurser på både dansk og engelsk om myndighedsbetjening. Kontakt centerenheden for yderlig information.

Næste kursus holdes på engelsk, se program og tilmelding.

Centerenhedens årshjul og betydning

Lene Hegelund og Klaus Horsted fra DCAs sekretariat gennemgik rammeaftalen mellem AU og MFVM og herunder ydelsesaftaler, arbejdsprogram og frister for offentliggørelse af leveringer.

Det primære budskab omkring årshjulet er, at vi skal starte tidligt med rulning, herunder især med at få overblik over styrelsens ønsker til kommende års arbejdsopgaver. Vi skal desuden være skarpere på tidsregistreringer og opfølgning inden for året, så vi bedre kan kontrollere vores ressourceforbrug til rådgivning ift. budgettering og dermed sikre, at vi har styr på økonomien.

Det blev påpeget, at medarbejdere i ministeriet skal være bedre til at fortælle, hvad de reelt har brug for, både ift. Konkrete bestillinger (inkl. Deres politiske-administrative kontekst for hver bestilling) og ift. At prioritere imellem opgaver, når volumen bliver for stor. Bedre dialog imellem arbejdsgrupper og dermed skarpere forventningsafstemning. Det er vigtigt at se på processen som en helhed.

Link til Klaus og Lenes slides om rammeaftale og årshjul.

Erfaring fra håndtering af aktindsigter

Else Thordahl Meyer beskrev udfordringerne fra det sidste halve års arbejde med håndteringen af aktindsigter. Det har krævet enorme ressourcer, svarende til 1 ½ års arbejde.

Ud fra et forskningsmæssigt perspektiv er aktindsigterne en udfordring, da det i forbindelse med forsknings og rådgivningsprojekter er hensigtsmæssigt med ’Forskningsfagligt frirum for dialog’, hvor offentligheden ikke uden videre skal have adgang til at kunne blande sig.

Hvad har vi lært?

Det vigtige er, at vi skal kunne tåle at blive set efter i kortene til enhver tid. Vi skal samarbejde om at være på forkant for at være bedre rustet til fremtidige krav om aktindsigt. Dette betyder bl.a. krav om:

  • Bedre journaliseringspraksis – være på forkant, ikke på bagkant
  • Tydelige guidelines for bl.a. mailpolitik og mailkultur – hvad er internt, og hvad er eksternt?

Tommelfingerregel

Som udgangspunkt: Et dokument indgår i kravet om aktindsigt fra det øjeblik, at det deles (eksternt) med andre samarbejdspartnere/grupper uden for AU.

Se listen af læringspunkter i Elses slides her.

Generel læring fra konkrete sager / Erfaringsopsamling

1: Følger procedurer, men fremstår alligevel som uorganiserede v/ Christen Duus Børgesen

Problematikken i denne sag handlede om, at man har forsøgt efter bedste evne at følge de formelle procedurer, og alligevel havner i den situation, at den leverede opgave i sidste øjeblik ikke bliver godkendt. Konsekvensen heraf er en masse ekstra arbejde, tid og specielle aftaler i form af notater for at kunne bruge resultaterne på lånt tid.

Problemet er, at til trods for, at man fulgte procedurerne, alligevel kom til at fremstå som totalt uorganiserede. For at undgå dette fremover må vi stramme op på, bl.a. at sætte det rigtige hold fra starten, sørge for afstemning mellem alle involverede parter og sørge for at der bliver kommunikeret klart fra start og fortløbende ud i systemet. Der bør ske en intern proces i AU mellem parterne fra forskellige institutter som kan have en holdning til en given besvarelse, således at opdragsgiverne (Styrelse eller Departement) eller andre eksterne ikke bliver involveret i sagen. 

2: Myndighedsbetjening skal baseres 100% på AU folk v/Christian Friis Børsting

Problematikken i denne sag handlede om gennemsigtighed af referencer til eksterne samarbejdspartnere ifm. forskningsbaserede opgaver. Der skal være 100% gennemsigtighed, og der må ikke herske tvivl om, at myndighedssvar fra os skal være fra AU. Hvis eksterne bidrag inkluderes i arbejdet og efterfølgende myndighedsnotater, skal det deklareres, og AU forskere skal kunne stå inde for disse referencer. Eksterne referencer skal fremstå særskilt, og AU skal beskrive og tydeliggøre alle samarbejdsrelationer.

Kommunikation på DCA området

Claus Bo Andreasen fremhævede i sit indlæg, at der på flere rådgivningsområder har været stor interesse fra medier og interesseorganisationer i myndighedsbetjeningen, og det giver anledning til forskellige udfordringer.

Vi skal derfor blive bedre til at håndtere vanskelige sager og til at samarbejde om kommunikation på tværs af institutter og centre. Der er bl.a. planer om at afholde workshops i samarbejde med AUs presseafdeling med henblik på konstruktivt samarbejde i fremtidige, udfordrende (medie)situationer.

Der er indført procedurer og tjeklister som skal kvalitetssikre artikler i DCAs nyhedsbrev. Disse kan findes på https://dca.medarbejdere.au.dk/ 

I samarbejde med fakultetet og DCE arbejdes der på retningslinjer for kvalitetssikring af rapporter, herunder DCA-rapporter. Disse vil også blive lagt på https://dca.medarbejdere.au.dk/ 

Kvalitetsledelsessystemet

Thomas Plesner gennemgik kort proceduren for forbedring af kvalitetsledelsessystemet, som skulle munde ud i ekstern audit og certificering i maj. Se mere fra Thomas slides her, og yderligere information findes på https://tech.au.dk/raadgivning/kvalitetsledelsessystem/. Bemærk, at det nu er muligt at navigere/klikke sig frem til systemet på fakultetets hjemmeside tech.au.dk.

DCA medarbejdernyhed